上司が怖くて質問できないあなたへ送る、気持ちよく答えてもらうための3つの質問ステップ

堂々と質問する男
ゆきち
「仕事でどうしても分からないことがある、でもあの人に聞くといつも怒られるから質問したくない。。」と感じることはありませんか?聞きにくいからと言って質問しないと、かえって後でより大きな問題に繋がってもっと辛いんですよね。。。今回はそんな事態を未然に防ぐために、質問力を鍛える方法について紹介します!

なぜあなたの質問力は低いのか?

質問力の低い男性画像

いきなりですが、以下AさんとBさんの質問について、あなたが上司、つまり質問を聞く側に立った際どのように感じるか考えてみてください。

テーマ:明日のプレゼンについてわからないことがある

Aさんの場合
「すみません、明日のプレゼンで以前話したあれについてわからないことがあるのですがどうすればよいですか?」
Bさんの場合

「すみません、今お時間よろしいでしょうか?」

「(承諾を得てから)ありがとうございます。明日のプレゼンについて、導入部と会社説明、それから製品紹介パートについては以前先輩が使っていた会社資料の内容を引用することで理解できました。」

「(理解を示してもらってから)ですが、本製品利用によるメリットについてどのように説明すべきかがわかりませんでした。僕は~~という理由から…できる、というメリットが推せると思うのですが、どのように説明するのが効果的か教えて頂けないでしょうか?」

多くの人はAの質問をしてきた人に対して嫌悪感を覚えるのではないでしょうか?

Aの質問にも含まれている、「質問力を下げる」5つのポイントについて順番に説明していきましょう。

質問力を下げる6つのポイント

減少を示す画像

(1)上司の状況を考えていない

これが最も大きいポイントであり、以下に挙げるポイントも全てこれに行き着くものであると僕は思います。

質問しようとしているあなたの心中は、何かしらの緊急事態や不測のケースが起こって精神的に焦っているのかもしれません。しかし、そこで一度落ち着いて質問する相手のことを意識してみましょう。

(2)上司の喜ぶツボ、怒るポイントを見極められていない

どんな人にでも喜ぶ対応、怒らせる対応は必ずあるものです。

上司を怒らせる接し方の例
  1. 何事も結果を優先して考える上司に、ダラダラと的を得ない話し方で接していたら?
  2. 何事も1から10まで論理的でないと気が済まない上司に、「そこは大体〜、いい感じに〜」と抽象的な話し方で接していたら?

上司によって千差万別ではありますが、人間にはある程度行動・思考にパターンがあります。以下の記事では積極性と感情表現度の2軸に応じて4パターンに分けた解説をしています。

【人付き合いが苦手な人必見】ソーシャルスタイル術を活用して、コミュ障を克服しよう

タイプによって「こう対応してくれたら受け入れられやすい」「こういった考え方を好む」という大まかなパターンは存在します。まずは上司のパターンを把握し、何がダメで何が好まれやすいのかを意識してみると良いでしょう。

(3)質問の内容が煩雑

質問をする前に、以下について確認してみましょう。

質問が煩雑になるポイント
  1. 聞きたいことは5W1H(いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように)でまとまっているか
  2. 「あれ」や「それ」といった抽象的な指示語を多様していないか
  3. 一文が長くなっていないか

どれかひとつでも当てはまる場合、上司の機嫌を損ねる理由になりかねません。

(4)質問のタイミングが不適切

人間、予想していなかったところからいきなり話しかけられたら多少は動揺してしまいます。

  • もしも上司が取引先からの電話を待っていたら?
  • もしも上司が役員から怒られた直後だったら?
  • もしも上司が締め切りに追われている最中だったら?

「上司の人もあなたと同じ様に色々な問題や課題に追われているかもしれない」という仮説を建てておかないと反感を買ってしまうでしょう。

(5)思い込みが強い

そもそも、「上司は怒りっぽい」「私の質問は要領を得ないからいつもイライラさせてしまう」という考え自体が思い込みになっている可能性はありませんか? その他にも、

  • こんな初歩的な質問について聞くのは恥だ→初歩的と決めつけているのは自分だけで、誰でも躓くポイントなのでは?
  • 聞くまでもなくAはBに違いない、だから質問なんてする必要がない→場合によって答えが異なるから事前に確認するのが常識とされているかも?

このように思い込みが強いと、本当は聞くべき点で聞けなくなってしまうという結果を生み出してしまいます。

(6)主語が大きく、抽象的

質問をする前に、「何がわかっていて、何がわかっていないのか」を明らかにしていないのもNGです。

例えば、「明日のプレゼンで必要な資料が分からなくて困っています、教えてください」と言ったらあなたの上司はどの様に考えるでしょう?

恐らく、「明日のプレゼン」と一口に言っても、分からない点は色々あるはずです。

わからない点の一例
議題内容なのか、資料で利用するフォントや色合いなのか、発表に適切な持ち時間なのか、発表時に着るべき服装なのか、見積もり内容なのか、次回行うアクションの説明なのか、、、、

少し考えるだけでも山ほど出てきますよね。それを聞いた上司は「あぁ、こいつは明日のプレゼンについて何もわかっていないんだな」と認識されても仕方ないのです。

質問力を鍛えるために意識すべき3ステップ

雄弁に質問している男性画像

(1)自分の中で「調べれば分かること」と「調べてもすぐに分からないこと」の境界線を引いておく

質問した際に上司から、「そんなこと調べればすぐに分かるだろう、何でもかんでも俺を頼るんじゃない」と言われることはありませんか?

もちろん、どんなことでも時間をかければ理解できるようになるかもしれません。でも調べることに集中し過ぎると「いつまでそんなことに時間をかけているんだ、分からなかったら俺に聞けばいいだろう!」と逆に注意されることも十分ありえますよね。

「そんな理不尽な、、、」と思うかもしれませんが、ここではあなたがどれだけ程よいバランスを保って時間の管理ができているかが試されていると考えましょう。

まず、質問する前に自分の中で「AはBかもしれない」という仮説を建てて下調べをするべきです。

その上で、「その点についてどれだけ時間をかけて調べるか」つまり、「これ以上時間をかけても分からなければ大人しく上司に聞こう」という時間のボーダーラインを設定しましょう。

(2)質問前に上司の状況をチェック

「この点についてはどうしてもわからない、質問しよう」と思ってもすぐに聞きにいくことは控えるのがベターです。

最低限上司のスケジュールチェック(急ぎの用件が被っている時間帯ではないかの確認)をした上で、「すみません、今お時間よろしいですか?」と軽く聞き上司が質問を聞き入れる体勢であるかどうかを確認しましょう。

この時「忙しいから、後でお願い」と断られた際は、都合の良いタイミングを聞いておくことも忘れずに。

(3)『事実』と『意見』を分けて話す

上司の準備ができていることが分かったら、いよいよ質問です。

質問する際気をつけること
  1. まずは前提として、問題についてどこまで明らかになっているのか説明(事実パート)
  2. 分からなかったこと、曖昧になっていることを説明(意見パート)

この時、事実パートでは根拠となっているデータを添えて説明すると◎です。

そして、意見パートでは「~は,,,だと思って調べたのですがわかりませんでした」と自分の仮定・仮説を交えて説明するように心がけましょう。

まとめ

いかがでしたか?普段何気なく質問しているあなたも、質問力を下げる聞き方をしているかもしれません。

いくつかポイントを挙げたものの、やはり一番大事なのは質問する相手の状況を考えられているかどうか、という点に尽きると思います。

質問される側の上司も同じ人間なので、準備できていなければ快く受け答えしてくれないのは当然、と考えましょう。

逆に上司が好む接し方や要点を得た聞き方ができれば、あなたの想定以上の答えが返ってくる上、上司のあなたに対する評価も上がること間違いなしです。

ゆきち
今回紹介したポイントを抑えて、気持ちよく働ける環境を作っていきましょう!
The following two tabs change content below.

ゆきち

大学卒業後海外留学を経て広告代理店に就職。 現在はWebコンサルとして活動中。 アニメ、漫画をはじめとした日本のサブカルチャーを愛するいわゆるオタク男子。 インドア趣味以外にもジョギング、温泉、カフェ、料理などを好みます。
堂々と質問する男

ABOUTこの記事をかいた人

大学卒業後海外留学を経て広告代理店に就職。 現在はWebコンサルとして活動中。 アニメ、漫画をはじめとした日本のサブカルチャーを愛するいわゆるオタク男子。 インドア趣味以外にもジョギング、温泉、カフェ、料理などを好みます。